Bull Matters ervaring
Huurdersacceptatie verbeteren
bij MVGM.
Huurdersacceptatie verbeteren bij MVGM. Met een nieuw acceptatieplatform, een voorbereide organisatie en een doorlooptijd van circa twee weken naar drie dagen.
Opdrachtgever
MVGM · Vastgoed
Mijn bijdrage
Productmanagement & implementatie
Traject
Acceptatieplatform & app
De opdracht
Huurdersacceptatie verbeteren, van aanvraag tot besluit.
Bij MVGM verliep de acceptatie van potentiële huurders via meerdere systemen. Lange doorlooptijden vertraagden de verhuur van beschikbare woningen. Know Your Customer (KYC) en Customer Due Diligence (CDD) vormden het uitgangspunt voor een nieuw acceptatieproces: de benodigde klantgegevens zorgvuldig verzamelen en beoordelen. Na een eerdere privacyopdracht werd ik als productmanager gevraagd om samen met een externe ontwikkelpartner een nieuw acceptatieplatform en een bijbehorende app te realiseren en in de organisatie te introduceren.
Productontwikkeling & implementatie
Een sneller proces dat ook in de praktijk werkt.
De vraag
Hoe maken we huurdersacceptatie eenvoudiger en sneller, met zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens, aansluiting op het centrale systeem en draagvlak bij medewerkers en vastgoedopdrachtgevers?
Mijn rol
Ik gaf richting aan de inrichting voor MVGM en begeleidde de interne implementatie. De ontwikkelpartner bracht technische ervaring mee; mijn nadruk lag op de specifieke werkprocessen, stakeholderafstemming en het voorbereiden van de organisatie op het gebruik en beheer.
De aanpak in de praktijk
Grip op complexiteit
Ik bracht de eisen van MVGM, vastgoedopdrachtgevers en de ontwikkelpartner samen. Daarbij maakte ik onderscheid tussen wat nodig was voor de beoordeling van een huurder, de ondersteuning door de servicedesk en de centrale vastlegging. Zo kregen de verschillende belangen een plek in één werkbaar acceptatieproces.
Heldere visie & roadmap
Met de ontwikkelpartner maakte ik een roadmap met concrete stappen voor ontwikkeling en invoering. In designsessies werkten we aan een gebruiksvriendelijke gegevensaanlevering. Het interne implementatieplan maakte duidelijk wat er voor medewerkers veranderde en hoe zij huurders in het nieuwe proces konden ondersteunen.
Business en technologie verbinden
Ik stemde de inrichting af op de dagelijkse praktijk van MVGM. We legden rollen en toegangsrechten vast op basis van wat iemand voor het werk nodig had. Ook richtte ik het wijzigingsproces in: wie beoordeelt en besluit, wie test en hoe voeren we een wijziging door? Het testplan omvatte de volledigheid en juistheid van de aangeleverde gegevens en de werking van het acceptatieproces.
Bedrijfswaarde realiseren
Potentiële huurders konden via een link en authenticatie met DigiD gegevens uit beschikbare overheidsbronnen aanleveren. Het platform verwerkte deze tot een overzicht voor de acceptant, die de uiteindelijke beslissing bleef nemen. De snellere afhandeling maakte eerdere verhuur mogelijk en hielp de periode zonder huurinkomsten te verkorten: een concrete vertaling van productoplevering naar bedrijfswaarde.
Het resultaat
De doorlooptijd van huurdersacceptatie ging van circa twee weken naar drie dagen.
Een ingerichte acceptatiestraat, met eenvoudiger gegevensaanlevering, geautomatiseerde vastlegging en een menselijke eindbeslissing. Daardoor konden huurders eerder een beschikbare woning betrekken en konden vastgoedopdrachtgevers eerder huurinkomsten ontvangen.
Referentie
De opdrachtgever aan het woord.
“We hebben Michael leren kennen in de tijd dat we met MVGM te maken kregen met de nieuwe AVG-richtlijnen. In tegenstelling tot andere deskundigen kwam hij met praktische oplossingen die zeer werkbaar waren en waarmee wij snel en efficiënt voldeden aan de vereisten van de nieuwe wetgeving. Ook daarna, bij het huurderproces, nam Michael het initiatief om dit verder te optimaliseren. Zijn manier van werken is positief en hij is daarmee in staat ook medewerkers die minder snel veranderingen accepteren mee te krijgen.”
Menno van der Horst · Directeur / Eigenaar · MVGM
Samenwerken
Een digitaal vraagstuk dat om regie vraagt?
Laten we scherp krijgen waar je organisatie nu staat, welke waarde je wilt realiseren en wat daarvoor nodig is.